遅刻連絡のメールと謝罪・お詫びの件名の例文紹介【ビジネスマナー】

遅刻の連絡をする男性

ビジネスシーンでの遅刻は、たとえそれが『やむを得ない理由』で生じたものでも、心苦しいものですよね。

この記事では、

ビジネスで遅刻した場合の連絡メールの文面や謝罪、お詫びをする場合の例文

を紹介していきます。

参考にしてみてくださいね。

ビジネスでの遅刻報告はまず電話で！

ビジネスでの遅刻連絡は、

遅刻しそうだとわかった段階で、なるべく早く先方に知らせること

が大切になります。

このことから、ビジネスでの遅刻連絡は、

基本的に、まず電話で

遅れる旨を連絡してください。

電話で遅刻することを伝えるのは、言いにくいこともありますが、

メールよりも電話のほうが、先方に遅れるという情報を確実に早く

伝えることができます。

『約束の時間に遅れる』ということは、先方に迷惑をかけることになります。

確実に、早く伝えられる電話での連絡を優先しましょう。

ただ、先方が会議中だったり、来客中などで直接話せない場合もあります。

その際は、電話で遅れる旨の伝言をお願いするとともに、メールでも遅刻することを報告しておきましょう。

こうすることで、

『伝言ミスにより相手に遅刻することが伝わっていなかった』

という事態も避けられます。

くれぐれも、

メールだけで済ませようとしてはいけませんよ！

ビジネスでの遅刻連絡メールは簡潔に

ビジネスでの遅刻連絡メールは、遅れる事実を簡潔に伝えるものにします。

ダラダラと長い文章のメールは必要ありません。

長い文章は、かえって要点が分かりずらく、何がいいたいのかわからない文面になってしまうこともあります。

ビジネスでの遅刻連絡メールに必要な内容は、

この4つです。

『申し訳ない』という気持ちを込めながらも、とくに

『約束の時間に遅れること』

『だいたいの到着時間』

を、わかりやすく必ず書きましょう。

まず『約束の時間に遅れること』と『何時くらいに到着するか』がわかれば、十分に役割を果たしています。

『取り急ぎ』ということで、簡潔に遅刻することを報告し、遅れたことに対する謝罪は、後日あらためて送るようにしましょう。

遅刻連絡メールを送るときのビジネスマナー

1時間前には連絡をする

遅刻連絡メールは、

少なくとも1時間前まで

に送りましょう。

メールを送ったからと言って、すぐに読んでもらえるとは限りません。

直前では、バタバタして気が付いてもらえない可能性もありますよ。

仕事上での引継ぎの連絡を忘れない

もし、あなたが遅刻をすることで、業務上支障が出る可能性があるなら、

関係者に引継ぎの連絡

をすることを、忘れてはいけません。

とくに、大幅に遅れる場合は、スケジュールの組み直しや、代替え案などを提案しましょう。

必要な書類やデータがある場合は、その場所もきちんと指示しておくのがベストです。

やむを得ずメールでの連絡になったことへの謝罪

先にも紹介した通り、

遅刻連絡の基本は電話

です。

しかし、『風邪で声が出ない』『移動中』など、やむを得ない状況にあるときは、その理由を伝えた上で、

メールでの連絡になってしまったことへの謝罪

も忘れないようにしましょう。

予定よりも、さらに遅れるなら現在地を明確に

先に、遅刻連絡をする際には、

到着時間を伝える

ことが重要だと紹介しました。

しかし、交通機関のトラブルや病院での待ち時間など、伝えた予定時刻よりも、さらに遅れてしまう場合もありますよね。

そんな時は、必ず現在の状況が分かるように、

なるべく早い段階で、現在地や予定時間を明確に

伝えましょう。

ただでさえ、『遅刻』は信頼関係に影響します。

「1度メールを送ったから大丈夫！」

と安易に構えるのは、よくありません。

なるべくこまめに連絡をすることが、誠実な対応と言えます。

そして、自分で提案した予定時間を過ぎてしまうなら、たとえ自分自身に原因がない場合でも、謝るのがマナーです。

たとえ1～2分の遅刻でも連絡をする

たろう

遅刻しても1～2分程度だし、ギリギリ間に合うかもしれない！

なんて、甘く考えて連絡をしないのもNGです。

ビジネスシーンにおいて、たとえ1～2分だとしても『遅刻』そのものが悪印象です。

たとえギリギリ間に合いそうだとしても、待っている側にとっては、

5分前になっても現れない相手には、不安を感じる人

も多くいます。

5分前に到着できるかどうかを、判断基準に連絡をすることがベストです。

ビジネスでの遅刻連絡メール文例

ビジネスでの遅刻！後日の謝罪・お詫びの例文

ビジネスで遅刻したら、後日、あらためてお詫びのメールを送っておきましょう。

こうすることで、先日の遅刻に対して、こちらがとても反省していることが、先方にも伝わります。

ビジネスで遅刻してしまうことは相手の心象を悪くしてしまいます。

丁寧な謝罪メールで、こちらの印象を少しでも良くしておきましょう。

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まとめ

ビジネスでの遅刻連絡は、

とにかく早く先方に遅刻を伝えること

が大切になります。

電話で連絡が取れるのなら、まずは電話で。

電話で連絡が取れなかった場合に、メールで報告するようにしましょう。

電話で連絡した後に、余裕があればメールでも報告しておくと、丁寧で印象も良くなります。

また、ビジネスでの遅刻連絡メールでは、

を簡潔に記すようにしましょう。

お詫びメールは、後日あらためて、より丁寧な文面で行えば問題ありません。

それに、後日あらためてお詫びメールを送ったほうが、より丁寧で誠実な人という印象を与えられます。

『雨降って地固まる』

ということわざのように、遅刻という失敗で、かえってあなたの人柄が良いことを印象付けられるかもしれません。